Корисна інформація

Що робити, коли втрачено первинні документи?

Відновлення первинних документів

В бухгалтерській практиці доводиться час від часу стикатися з ситуацією втрати первинних документів. Причиною цього може стати як форс-мажор (наприклад, затоплення, пожежа, крадіжка), так і звичайна халатність працівників підприємства. Незалежно від причин втрати алгоритм дій по відновленню первинних документів буде однаковим.

Втрата первинних документів — що сказано у законодавстві?

Податковий кодекс ставить такі вимоги до платника податків у разі втрати первинних документів:
письмове повідомлення органу ДФС протягом 5 днів з моменту виявлення втрати;
відновлення документації протягом 90 після повідомлення.

Якщо ж у періоді цих 90 днів була призначена податкова перевірка, то вона переноситься у межах термінів, встановлених Податковим Кодексом для відновлення первинних документів. Для з’ясування обставин, виявлення винуватців і формування переліку втрачених чи пошкодження паперів, керівник підприємства повинен наказом призначити спеціальну комісію. Висновок роботи комісії оформляється актом. Закон не регламентує обов’язковий склад комісії, але зазначено про відповідність її складу до причин втрати (наприклад, при пожежі потрібно задіяти представника служби державного пожежного нагляду).

Як правильно повідомити ДФС про втрату?

На разі не існує бланку чи встановленого зразку заяви (повідомлення) про втрату первинних документів. Виходячи з практичних потреб, підприємству необхідно вказати:

  • дату фактичного встановлення втрати;
  • обставини випадку;
  • перелік втрачених документів та їх реквізитів;
  • довідки, що свідчать про форс-мажорні обставини (наприклад, від правоохоронного органу, МНС тощо).

Як відновити документи?

Процес відновлення залежить від виду документів. Якщо втрачено договір, видаткові чи прибуткові накладні, акти виконаних робіт, то для отримання дублікатів потрібно звернутися до контрагентів. Бажано оформити звернення у письмовій формі. При втраті документів, що видані державними органами — подача заяви до тих самих органів з проханнями видати дублікат. Аналогічно щодо банківських виписок — звертаємось до банку. Крім цього, можна отримати у органі ДФС та державної статистики копії звітів за минулі періоди.

Яка відповідальність за втрату?

За неналежне зберігання і незабезпечення схоронності документації до суб’єкта господарської діяльності буде застосована фінансова відповідальність — штраф у сумі 510 грн. При повторному випадку протягом року штраф збільшиться удвічі, і становитиме 1020 грн. Санкції застосовуються у разі прямої вини платника податків. Саме тому надзвичайно важливо подавати підтверджуючі документи (довідки, акти, висновки), що засвідчують сторонню вину у псуванні чи втраті документації.
Ігнорування підприємством факту втрати може призвести до негативних податкових наслідків — наприклад, відсутністю права на податковий кредит за операціями. Крім того, відповідальні посадові особи можуть отримати штраф за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку.

Бажаємо Вам не потрапляти у ситуації, в яких може знадобитися відновлення первинних документів. Але у разі необхідності проведення такої процедури Ви можете звернутися до Сlever Сonsulting і наші спеціалісти у найкоротший термін приведуть документацію у повний порядок!